Sem dados confiáveis, até os operadores de varejo mais talentosos ficam sem saber o que fazer. Vimos isso se repetir muitas vezes: quando a lucratividade de uma loja cai, e a liderança congela, sem saber se está enfrentando uma queda sazonal do faturamento, ineficiência da equipe ou até uma fraude. Mas se os dados são tão importantes, por que temos usado eles tão pouco — e deixado de crescer e lucrar?
Justamente por isso a confiança nos dados é um dos pilares das soluções que olham para o futuro do varejo, o Varejo de Precisão. Um dos focos é facilitar o acesso rápido aos dados que importam, resgatando a confiança que qualquer empresário precisa ter para prosperar.
Vou contar aqui como minha experiência na Visio tem me mostrado o potencial dessa transformação, e o quanto a falta de dados certos tem feito muitos franqueados e donos de lojas perderem dinheiro.
Quando a desconfiança nos dados paralisa
Imagine que você está fechando o mês, revisando os números, e percebe que seus lucros caíram. Você quer melhorar no próximo mês, mas por onde começar? Foram as condições de mercado? Fatores sazonais? Ou algo na sua operação?
Se o motivo for operacional, as perguntas se multiplicam: sua equipe está deixando de oferecer produtos adicionais? O problema está na gestão de estoque? Ou — a pergunta que inquieta todo empresário de varejo — será que alguém está te roubando?
Sem dados confiáveis, você não pode responder a essas perguntas. Se alguém vendeu produtos sem registros, esses dados simplesmente não existem no sistema.
Diante de inúmeras possibilidades e excesso de informações, você congela. E a simples suspeita de fraude muda a forma como você interage com sua equipe — criando um ambiente tóxico onde a confiança plena se torna impossível.
As três categorias de fraude e seus padrões estatísticos
Entender o que procurar é o primeiro passo para estabelecer a integridade dos dados. Existem três categorias principais de fraude no caixa, cada uma gerando padrões distintos nos seus dados:
1. Vendas Não Registradas
Quando transações não são inseridas no sistema, você vai ver discrepâncias de inventário para produtos específicos. Embora algumas divergências sejam normais em operações de alto volume (erros de fornecedor, produtos danificados), padrões consistentes contam uma história diferente.
Em transações em dinheiro, você pode notar mais dinheiro no caixa do que o sistema indica — se o funcionário não estiver imediatamente embolsando o valor. Ou verá uma média menor de vendas em dinheiro, caso estejam embolsando. A fraude com pagamentos em cartão segue padrões parecidos, mas com registros de pagamento eletrônico.
Os sinais desse tipo de desvio incluem menos contagens de transações do que o normal, e números de pagamento em cartão ou em dinheiro que ficam bem abaixo das médias diárias normais para a sua loja.
2. Venda de Itens Diferentes dos Registrados
Esse método de fraude gera divergências de inventário entre categorias de produtos. Se itens de alto valor estão sendo registrados como alternativas mais baratas, você vai ver uma categoria de produtos saindo mais que o normal, enquanto outra é vendida abaixo do esperado.
Procure distorções de margem como um indicador chave. Diferentemente do que acontece com fraudes de vendas não registradas, a contagem de transações continua normal nesse tipo de fraude — é o mix de vendas que aparece distorcido.
3. Distribuição Gratuita de Produtos
Quando produtos saem sem sere cobrados ou registrados, as discrepâncias de inventário se tornam o principal indicador. Você até pode não notar diferença no volume de vendas, mas o estoque vai sumindo sem que o dinheiro que você ganha corresponda a isso.
Esse tipo de fraude geralmente ocorre com clientes regulares específicos, às vezes amigos dos funcionários. Fique atento a picos em indicadores de desperdício ou quebra acompanhados de divergências no inventário.
Equilibrando controle e confiança
A grande sacada que muitos varejistas deixam de lado é que você não precisa de todos os dados da operação para identificar fraudes como as que eu mencionei. E sim de dados estatisticamente confiáveis o suficiente para tomar boas decisões de gestão, e focar sua atenção no que importa.
Em vez de olhar cada transação, foque em padrões de comportamento dos funcionários. As pessoas tendem a ser consistentemente bem-comportadas ou problemáticas — o que o professor e psicólogo americano Dan Ariely chama em seus estudos de previsivelmente irracionais.
Erros individuais são normais e esperados. O que importa é se os funcionários cometem os mesmos erros de forma consistente. Ao focar na consistência comportamental e não na perfeição de cada transação, você cria uma cultura mais saudável, e consegue recorrer aos dados com confiança.
Ou seja: você precisa de menos investimento para monitorar pessoas e seus padrões do que para verificar cada transação. Quando os comportamentos são consistentes, seus dados se tornam confiáveis o suficiente para que você tome decisões com segurança.
Como identificamos uma fraude mensal de R$15 mil em uma loja Subway
Nos deparamos com uma operação de varejo que gerava cerca de R$50 mil por mês, mas apresentava uma fraude mensal impressionante de R$15 mil. O processo de detecção começou com a análise de dados de vendas, em busca de anomalias estatísticas.
O mais curioso é que as contagens de transações pareciam normais — a fraude tinha durado tanto tempo que alterou as médias históricas. Mas surgiram discrepâncias na média de vendas em dinheiro em datas específicas, além de um volume alto demais de transações canceladas, um mecanismo comum de fraude em que os funcionários simulam vendas e depois as cancelam, ficando com o dinheiro.
Usando a IA da Visio para analisar as gravações de vídeo, identificamos funcionários que não estavam registrando as transações da forma correta. O padrão era claro: os mesmos funcionários de sempre estavam envolvidos em comportamentos problemáticos.
O que aconteceu a seguir revela o impacto positivo de resolver o problema da confiança nos dados:
- Os funcionários envolvidos em fraudes geralmente pedem demissão imediatamente, sabendo que sua fonte de renda extra desapareceu e com medo de serem pegos.
- Outros funcionários que não estavam envolvidos frequentemente se manifestam, com alívio: "Eu sabia disso. Era horrível vir trabalhar. Me sentia péssimo, mas não podia dizer nada." O ambiente tóxico afetava toda a equipe.
- Com a responsabilização dos envolvidos nas fraudes, os funcionários que ficaram ajustaram seu comportamento, sabendo que ações incorretas seriam identificadas.
Importante notar que muitas vezes o que parece ser fraude pode, na verdade, ser uma limitação do sistema ou só falta de treinamento. Em algumas lojas, encontramos sistemas de PDV com botões quebrados que exigiam 10 cliques para registrar corretamente os itens — e os funcionários criavam atalhos. Em outros casos, a equipe registrava produtos similares, como se fossem o mesmo produto, sem entender o impacto disso no controle de categorias.
A transformação é rápida quando a integridade dos dados é estabelecida, e isso transforma o funcionamento da loja. Com dados confiáveis, a tomada de decisões pelos gestores melhora muito, criando um ciclo de melhoria operacional.
Como detectar fraudes e ter dados confiáveis na sua operação
Você confia nos dados da sua operação? Se a resposta for "mais ou menos", você pode estar perdendo dinheiro sem nem perceber. Existem duas formas de identificar irregularidades na sua loja: observar sinais visuais e analisar padrões nos dados.
Sinais que você pode ver:
- Os mesmos "clientes" aparecendo várias vezes em horários estranhos
- Papel da impressora de recibo não saindo durante vendas
- Funcionários mexendo no caixa fora de hora
- Produtos sendo registrados sem clientes na loja
- Estilo de vida dos funcionários mudando muito além do que o salário permite
As pessoas têm dificuldade em agir de forma completamente aleatória. Quando alguém tenta burlar o sistema, acaba criando um padrão que observadores atentos percebem antes mesmo que os dados confirmem.
Mas os casos mais comuns são os sutis — aqueles que evitam esses sinais muito óbvios. É aí que ter dados acessíveis e completos faz a diferença, servindo como método complementar de detecção.
Especialmente nesses casos, você pode precisar de soluções de visão computacional com recursos de IA que consigam ser precisas na correspondência entre o que foi vendido e o que foi detectado.
Como analisar seus dados de vendas sem perder tempo
Estabelecer integridade de dados não exige sistemas perfeitos, e sim algum método que equilibre esforço e impacto. Veja nosso processo comprovado:
1. Analise os padrões históricos
Verifique a consistência em:
- Métodos de pagamento (vendas em dinheiro devem seguir padrões)
- Valor médio do ticket (mudanças bruscas precisam de explicação)
- Cancelamentos (volumes altos geralmente indicam problemas)
- Horários de venda (cada dia e período tem seu comportamento típico)
O que for estatisticamente diferente vai se destacar.
2. Use o vídeo com inteligência
Quando os dados mostrarem algo estranho, volte para os vídeos do caixa e foque nesses momentos específicos. Essa abordagem direcionada economiza tempo e energia.
Se sua loja está perdendo dinheiro com fraudes, qualquer investimento para encontrá-las vai trazer retorno rápido.
3. Olhe para as pessoas, não só para os números
A mudança mais importante é verificar se cada funcionário está seguindo os padrões corretos, e não investigar só transações isoladas.
Se um funcionário registra vodca premium como vodca comum com frequência, você identificou uma necessidade de treinamento ou um padrão de fraude.
4. Mantenha o monitoramento contínuo
Depois de limpar os dados, implemente:
- Análises regulares dos principais indicadores
- Checagens aleatórias de vídeos
- Investigação imediata de anomalias
- Feedback claro para os funcionários
O objetivo não é vigiar o todo mundo o tempo todo, mas garantir que os dados sejam confiáveis.
Confiança na equipe versus confiança nos dados
Muitos empresários confundem esses dois conceitos e acabam criando tensões desnecessárias.
É impossível construir uma cultura saudável sem confiança, mas precisamos distinguir:
- Confiar na equipe: acreditar que todos estão agindo corretamente
- Confiar nos dados: ter certeza que as informações refletem a realidade
Para criar o primeiro tipo de confiança, você precisa eliminar as possibilidades de fraude. Como diz o psicólogo Dan Ariely, existem dois estados: confiança total (difícil de manter) e desconfiança (difícil de superar).
Depois de estabelecer essa base, os erros honestos podem ser tratados com reforço positivo e treinamento. É aqui que entra o foco nos "pontos positivos": destacar o que os funcionários fazem certo.
Um comportamento pode estar errado e precisar de correção sem quebrar a confiança. O problema são comportamentos que distorcem de forma recorrente a a relevância estatística dos dados, impedindo a gestão de tomar boas decisões.
Transformando seu negócio com dados confiáveis
Dados claros e confiáveis não servem só para evitar fraudes: o principal papel deles é aumentar o potencial de melhoria da sua operação, dentro da lógica do Varejo de Precisão.
Quando você confia nos dados da sua loja, para de se perguntar o que está acontecendo na rotina e foca totalmente em melhorar o trabalho da equipe e a performance da loja.
Aqui na Visio, já vimos transformações notáveis depois de implementarmos um sistema que facilita a integridade de dados:
- Lojas dobrando receita ao ajustar horários com base na demanda real
- Equipes aumentando ticket médio em até 14% com treinamentos direcionados
- Gestores identificando e replicando padrões de sucesso em sua lojas
A abordagem mais poderosa é usar dados limpos para identificar "pontos positivos", ou seja, áreas onde as coisas funcionam excepcionalmente bem. Em vez de dizer "vocês precisam melhorar", você estuda os melhores, entende o que gera resultados e replica as boas práticas.
O equilíbrio preciso: nem perfeição, nem caos
Não precisamos ter absolutamente todos os dados existentes: o que importa para a gestão de um negócio é ter confiabilidade estatística que permita decisões seguras.
O custo da desconfiança nos dados vai muito além das perdas imediatas por fraudes. Ela cria uma paralisia que impede o crescimento da operação.
Quando você torna acessíveis os dados confiáveis, a transformação é rápida: a energia que antes desperdiçada com incertezas e decisões intuitivas (e muitas vezes erradas) fica à serviço das mudanças positivas.
A pergunta que fica é: em 2025, você ainda pode se dar ao luxo de não investir na integridade dos dados da sua loja? O custo oculto do déficit de confiança pode ser a maior despesa que seu varejo carrega hoje.
Na Visio, ajudamos centenas de lojas de franquia a transformar essa dinâmica, centralizando dados da operação com precisão e praticidade. Com a tecnologia de IA, conseguimos transformar a rotina das lojas em dados, que permitem a você identificar e corrigir erros e eliminar fraudes.
Os resultados falam por si: lojas dobrando sua receita, equipes renovando sua motivação e gestores finalmente capazes de tomar decisões seguras.
Use a tecnologia para alcançar a excelência
Converse com um especialista e simule o impacto da Visio na sua operação
