Você já sentiu aquela sensação de que "algo está errado" na sua operação, sem conseguir apontar nitidamente o quê?
Aquele fechamento de caixa que não batia, o estoque que sumia sem explicação, ou a receita que estava menor do que deveria, por exemplo.
A maioria dos operadores de varejo vive em um ciclo frustrante: passam dias investigando discrepâncias, gastam energia procurando problemas nos lugares errados e, no final, acabam desconfiando de tudo e de todos.
Mas existe uma forma mais inteligente de identificar e resolver esses problemas, que temos visto funcionar muito bem aqui na Visio ao longo de anos trabalhando com operadores de varejo, incluindo os maiores franqueados de redes como a Subway.
Acompanhe nesse texto como testar essa abordagem na sua loja.
Os três tipos de fraude que você precisa conhecer
Nem toda perda na sua loja é fraude, mas quando é, ela geralmente se encaixa em uma dessas três categorias:
1. Vendas fantasmas (não registradas)
Quando transações ocorrem, mas não são inseridas no sistema, e isso se reflete em uma discrepância no inventário. Mesmo que divergências ocasionais existam em operações de alto volume (como erros de fornecedor e produtos danificados), ligue um sinal de alerta ao se deparar com esse sinal consistentemente.
O que mais você deve olhar? Em transações em dinheiro, você pode notar mais dinheiro no caixa do que o sistema indica — se o funcionário não estiver imediatamente embolsando o valor. Caso esteja, provavelmente você vai ver uma média menor de vendas em dinheiro.
Mas você pode ver também fraudes no pagamento eletrônico, que segue padrões similares.
Assim, fique atendo à impressão digital desse tipo de fraude:
- Contagem de transações menor que o normal.
- Níveis de pagamento em dinheiro ou pagamento eletrônico que se desviam das médias típicas para a sua operação — mesmo levando em conta um desvio padrão esperado.
2. O truque da substituição
Essa fraude consiste em substituir um item mais caro por um mais barato no sistema.
Aqui você verá uma categoria vendendo muito acima do normal enquanto outra fica abaixo do esperado. A contagem de transações permanece normal, mas o mix de vendas se distorce e suas margens despencam.
3. Itens gratuitos
São os produtos que saem sem cobrança ou registro.
Geralmente, isso acontece com clientes regulares ou conhecidos dos funcionários. O volume de vendas pode parecer normal, mas o estoque desaparece sem a receita correspondente.
Fique atento a picos em indicadores de desperdício ou quebra quando acompanhar divergências do seu inventário inventário.
Além dos números: o que seus olhos podem revelar
O insight que mudou nossa forma de pensar: você não precisa de precisão perfeita nos dados. Precisa de dados estatisticamente confiáveis o suficiente para tomar boas decisões e priorizar sua energia onde realmente importa.
Enquanto os dados contam uma história, a observação de quem tem experiência e conhece o modo de operação da loja serve para captar o contexto que vai além dos números:
- Os mesmos "clientes" aparecendo em horários estranhos;
- Papel de recibo que não sai durante transações;
- Funcionários mexendo no caixa fora de hora;
- Produtos sendo registrados sem clientes na loja;
- Mudanças súbitas no estilo de vida dos funcionários.
A ciência comportamental nos mostra que as pessoas agem de maneira previsível — temos dificuldade de fazermos as coisas de forma completamente aleatória.
Quando alguém tenta burlar o sistema, acaba criando padrões reconhecíeis, mesmo antes dos dados confirmarem.
Mas cuidado: os casos mais sofisticados de fraude evitam esses sinais óbvios. É aí que a análise de dados — e o suporte da tecnologia — se torna fundamental.
Sua metodologia prática para dados limpos
Garantir dados confiáveis, capazes de te ajudar a tomar decisões, não exige sistemas perfeitos — mas uma abordagem metódica, que equilibre esforço e impacto.
Na Visio, desenvolvemos uma metodologia comprovada para identificar fraudes em lojas que começam a usar nossa plataforma. Foi assim que já descobrimos fraudes de R$15 mil mensais em uma loja Subway, entre tantos casos.
1. Comece pelos padrões históricos
Examine a consistência estatística em:
- Métodos de pagamento: vendas em dinheiro devem seguir padrões semanais.
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- Ticket médio: mudanças bruscas nesse índice precisam de explicação clara, como ações de vendas específicos.
- Cancelamentos: volumes altos de cancelamentos são sempre suspeitos.
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- Padrões de venda: horários como quinta à noite e segunda de manhã têm seus próprios comportamentos típicos, que você deve medir.
Usando esses parâmetros, fica mais fácil de você enxergar pontos fora da curva na operação, e investigá-los com mais clareza.
2. Assista vídeos da loja de forma otimizada
Quando os dados apontarem problemas, foque nesses momentos específicos. Essa abordagem direcionada economiza tempo e esforço mental.
Pense assim: se você está perdendo dinheiro com fraudes, qualquer investimento para encontrá-las vai trazer retorno garantido.
3. Foque nas pessoas, não nas transações isoladas
A mudança de mentalidade mais importante: verificar se cada funcionário está agindo consistentemente, e não investigar o comportamento de vendas de forma generalizada.
Se alguém registra bebida premium como comum com frequência, você identificou uma necessidade de treinamento ou um padrão de risco que precisa de intervenção.
4. Mantenha o monitoramento contínuo
Depois de limpar os dados, faça das seguintes práticas um processo na sua operação:
- Análises regulares dos principais indicadores;
- Checagens aleatórias de vídeos;
- Investigação rápida de anomalias;
- Feedback claro para a equipe.
O objetivo não é vigiar constantemente, o que pode até desencorajar a equipe, mas garantir confiabilidade estatística para decisões seguras.
Tenha clareza em comunicar essas análises para o time, para não produzir desconfiança. E não se esqueça: mesmo que você desconfie que alguém da equipe possa estar envolvido em uma fraude, não deixe de estabelecer relações de trabalhos justas com os outros funcionários.
“Punir” o todo pela parte é um dos principais erros da gestão de pessoas, e ele pode derrubar o desempenho da sua loja.
O verdadeiro custo da desconfiança
A maioria dos franqueados ainda não percebeu o seguinte: o maior problema da fraude não são só as perdas financeiras imediatas. É a paralisia que ela cria.
Quando você não confia nos seus dados, porque acha que uma fraude está interferindo no faturamento, desperdiça energia questionando cada número em vez de focar nas oportunidades reais de crescimento.
Vimos franqueados que queriam expandir suas operações, mas estavam tão mergulhados em investigações obsessivas que não conseguiam nem pensar em abrir uma segunda loja.
O economista e psicólogo americano Dan Ariely, autor de livros como A Mais Pura Verdade Sobre a Desonestidade, observa que existem dois estados: confiança total (difícil de manter) ou desconfiança (difícil de superar). Eliminar a possibilidade de fraude é sua prioridade número um para sair desse segundo estado.
A transformação que vem depois
Uma vez estabelecida a integridade dos dados, a energia antes desperdiçada com incertezas se torna disponível para mudanças positivas. As equipes ficam mais engajadas, os gestores tomam decisões melhores e toda a operação avança.
Vimos lojas dobrando sua receita ao ajustar horários com base na demanda real, equipes aumentando ticket médio em até 14% com treinamentos direcionados, e gestores finalmente conseguindo replicar padrões de sucesso entre unidades.
A abordagem mais poderosa é usar dados confiáveis para identificar "pontos positivos" — onde as coisas funcionam excepcionalmente bem, e devem ser replicadas.
Descubra como proteger suas operações
Você pode ter mais segurança na sua gestão e na eventual identificação de fraudes no caixa com a ajuda da tecnologia que está liderando o varejo do futuro.
A Visio é uma plataforma completa que ajuda você fornecendo desde relatórios que identificam riscos de fraudes até uma solução com IA que revisa as atividades no caixa e alerta o que está fora do padrão normal da operação.
Como define uma de nossas clientes, franqueada da Subway: “A Visio é como um seguro de carro. Depois que você precisa dela uma vez, não quer parar de usar”.