En la rutina diaria de las tiendas minoristas y franquicias, vemos dos tipos de gerentes: los "tabulas rasas" que comienzan cada día desde cero, y los "acumuladores" que mantienen listas interminables de tareas interminables.
Independientemente del perfil del gerente, una verdad permanece constante: están desbordados de tareas que no generan ni satisfacción ni resultados para su tienda. Entre compromisos innegociables, como los pedidos de inventario y la nómina, apenas tienen tiempo para respirar antes de apagar los incendios que surgen a diario a través de mensajes de WhatsApp, llamadas y correos electrónicos.
Estas interrupciones consumen cerca del 80% del tiempo de un gerente, dejando muy poco margen para implementar mejoras. El día a día se convierte en una sucesión caótica de reacciones ante emergencias que no aportan ningún aprendizaje ni al gerente ni a los empleados.
Este patrón reactivo crea un círculo vicioso donde cada tarea completada genera tres más, convirtiendo el día en una sucesión de emergencias que no ofrecen soluciones para las tiendas. Con el 80% del tiempo ocupado por interrupciones, hay poco margen para mejoras estratégicas, lo que deja a los gerentes atrapados en un estado constante de responsabilidades que se multiplican, sin una priorización inteligente.
La moneda real en las operaciones minoristas
Por eso mismo, el recurso más valioso en las franquicias y en el comercio minorista en general es la atención, no el dinero. El éxito o el fracaso de una tienda depende de cómo los gerentes inviertan su tiempo y energía limitados. Pero tenemos un problema: el enfoque de gestión tradicional hace que cultivar la atención sea prácticamente imposible.
La concentración funciona como el sueño. Uno se sumerge en ella gradualmente, y si se interrumpe, hay que empezar de nuevo. La naturaleza fragmentada de las operaciones minoristas, con constantes cambios de contexto entre tareas, hace que el pensamiento profundo sea prácticamente inalcanzable.
Imaginemos qué sucede cuando un gerente de tienda intenta analizar datos tras horas de resolver problemas urgentes. Se sienta, abre una hoja de cálculo e intenta tomar decisiones estratégicas mientras siguen llegando mensajes. Este no es el entorno en el que el cerebro humano funciona eficazmente.
Esta realidad cognitiva crea una paradoja de priorización: la propia naturaleza de las operaciones minoristas hace casi imposible definir dónde centrarse, lo que a su vez perpetúa el ciclo de gestión reactiva.
¿Por qué tu cerebro no puede priorizar?
La priorización efectiva, uno de los pilares principales de Precision Retail Esto requiere comparar múltiples oportunidades simultáneamente. Para una empresa minorista con diez tiendas, cada una con diez áreas potenciales de mejora, existen cien posibilidades que deben evaluarse.
Para cada oportunidad, los gerentes deben considerar:
Impacto ¿Cuál es la ganancia potencial si mejoramos esta métrica? Esto requiere comprender el rendimiento actual, el rendimiento teórico máximo posible y calcular la diferencia entre ellos.
Confianza ¿Qué tan seguros estamos de que esta solución funcionará? ¿Lo hemos intentado antes? ¿Alguien ha tenido éxito con esta iniciativa?
Esfuerzo ¿Qué tan difícil será su implementación? ¿Qué recursos se necesitarán? ¿Cuánto tiempo tomará?
Nuestro cerebro no es eficiente para realizar comparaciones multidimensionales. Pensamos en series, no en operaciones comparativas. Incluso los gerentes experimentados tienen dificultades con esto.
Uno de nuestros principales operadores, responsable de ocho tiendas Subway, comenzó a experimentar una caída de ingresos del 8% al 10% en comparación con el año anterior. Inmediatamente sospechó de fraude o problemas de costos y centró toda su atención en ello.
Lo que no vio: la tienda estaba ubicada en un aeropuerto donde los horarios de vuelo habían cambiado significativamente. Además, el personal cerraba 30 minutos antes cada noche, a pesar del gran flujo de clientes hasta la medianoche. La verdadera oportunidad no radicaba en el control de costos, sino en extender el horario de atención.
Pudimos detectar esta tendencia utilizando la plataforma de Visio, analizando en minutos las imágenes de las cámaras de la tienda durante varios días, sincronizadas con los recibos de compra.
Tras ajustar el calendario, los beneficios aumentaron en más del 300%— el equivalente a abrir cuatro o cinco tiendas nuevas sin inversión de capital. El operador tenía experiencia y motivación, pero, sin las herramientas necesarias, simplemente no podía ver esta oportunidad porque el gran volumen de tareas diarias no le permitía ese tipo de planificación.
El modelo ICE: Poniendo método en el caos
El modelo de priorización ICE no es algo que hayamos inventado —se utiliza en diversas industrias—, pero hemos perfeccionado su aplicación específicamente para las operaciones minoristas. Crea un enfoque sistemático para decidir dónde concentrar los recursos limitados.
ICE significa Impacto, confianza y esfuerzo, recibiendo cada componente una puntuación numérica:
Impacto Esto evalúa la contribución de una iniciativa a los objetivos de negocio. Si actualmente te encuentras en X y tienes el potencial de alcanzar Y, la diferencia entre estos puntos representa tu puntuación de impacto.
Confianza Mide el nivel de certeza de que la solución propuesta logrará el impacto deseado, basándose en experiencias previas y enfoques probados.
Esfuerzo Analiza la sencillez de implementación de la iniciativa, considerando el tiempo requerido, la disponibilidad de recursos y los posibles obstáculos.
La multiplicación de estas tres puntuaciones genera una puntuación final. Y dentro de una clasificación de priorización, se puede identificar claramente qué iniciativas merecen atención inmediata.
Aplicado correctamente, este modelo transforma la toma de decisiones caótica en un proceso objetivo y seguro. En lugar de responder a quien grita más fuerte, los gerentes pueden centrarse en iniciativas que generen el mayor retorno de la inversión de tiempo y energía.
¿Cómo te ayuda ICE a priorizar?
Veamos un ejemplo real. Una cadena de comida rápida con 30 locales quería aumentar sus ingresos brutos. Como franquiciados, tenían poco control sobre el marketing y el flujo de clientes, así que se centraron en obtener mayor valor de sus clientes actuales.
Solo contaban con un equipo para capacitar a los empleados de todas las unidades. La pregunta entonces fue: ¿qué tiendas visitar primero y qué técnicas de venta priorizar en cada una?
Utilizando el modelo ICE, analizaron el rendimiento de cada tienda en función de las métricas de venta adicional: sándwiches premium, bebidas combinadas, postres, complementos y frecuencia de descuentos. Para cada métrica en cada tienda, calcularon:
Impacto ¿En qué medida se encontraba este indicador por debajo del valor de referencia, y cuál sería el aumento de ingresos si mejorara?
Confianza ¿Habían logrado mejorar este indicador anteriormente en tiendas similares?
Esfuerzo ¿Qué tan difícil sería entrenar al equipo en esta técnica específica?
Este enfoque reveló qué tiendas necesitaban atención prioritaria y qué técnicas de venta específicas generarían la mayor rentabilidad. Al asignar los recursos de capacitación según esta priorización, lograron un aumento del 14 % en el valor promedio de los pedidos en todo el grupo, un resultado extraordinario en la industria de la comida rápida.
El poder no radicaba solo en elegir las tiendas o las métricas adecuadas. Recaía en el enfoque integral que optimizaba ambos aspectos. dónde ¿Cuánto hay que centrarse en?no que Enfocar.
Elegir tu primera misión prioritaria
La primera misión es crucial para generar impulso y confianza en el enfoque de priorización. Recomendamos elegir una iniciativa que tenga en cuenta dos factores:
Prioridad personal ¿Qué dolor te molesta más ahora mismo? ¿Qué te quita el sueño por las noches?
Fruta jugosa en las ramas inferiores del árbol. ¿Qué oportunidad ofrece la combinación más favorable de impacto, confianza y esfuerzo?
La misión inicial perfecta se encuentra en la intersección de estos dos factores. Puede que no sea la prioridad máxima ni la victoria más fácil, pero es la combinación que maximiza las posibilidades de un éxito inicial significativo. Y cuando la gente ve resultados concretos rápidamente, la resistencia disminuye y el entusiasmo crece.
Cómo la tecnología perfecciona nuestro juicio.
Una priorización eficaz requiere procesar grandes volúmenes de datos y realizar cálculos complejos, tareas en las que la tecnología destaca. Las herramientas de IA y análisis de datos pueden ayudar de dos maneras:
- Analizar las métricas de operación de la tienda y para calcular el impacto potencial de forma más eficiente y precisa que los humanos. Esto incluye comparar el rendimiento entre unidades, tener en cuenta la estacionalidad e identificar desviaciones que indiquen oportunidades.
- Integrar las mejores prácticas de diversas tiendas y operaciones.Esto ayuda a determinar qué soluciones tienen más probabilidades de funcionar en contextos específicos. Esto mejora drásticamente los índices de confianza, ampliando su alcance más allá de su red inmediata.
La tecnología no reemplaza el juicio humano, pero puede potenciar nuestro razonamiento. El gerente de la tienda sigue tomando la decisión final, pero con información y análisis mucho mejores de los que usted podría obtener por su cuenta, especialmente dado el tiempo limitado del que dispone.
El círculo virtuoso de la priorización
La priorización en tiendas minoristas y restaurantes no es un hecho aislado: forma parte de un proceso continuo que mejora con cada ciclo. Esta mejora se produce por dos razones:
- Los equipos se familiarizan con la metodología, reduciendo la curva de aprendizaje y las dificultades en la implementación.
- Cada ciclo construye una base más amplia de soluciones, mejorando su capacidad para estimar el impacto, la confianza y el esfuerzo de futuras iniciativas.
Toda empresa dispone de un número limitado de herramientas que puede utilizar. Al documentar qué funciona y qué no, la priorización se vuelve cada vez más precisa. Se identifican con mayor rapidez las oportunidades de alto impacto y se implementan soluciones con mayor eficacia.
La frecuencia de estos ciclos de priorización debe estar alineada con el ritmo natural de su negocio y la capacidad humana para el cambio. En general, recomendamos prioridades estratégicas mensuales, con acciones tácticas que pueden ocurrir semanalmente o incluso diariamente para algunos indicadores operacionales.
Recuerda que el objetivo es acortar los ciclos de aprendizaje, creando más oportunidades para ajustar el rumbo según los resultados. Cuantos más ciclos completes, más rápido verás un progreso real.
Cómo superar la resistencia a la priorización en tu tienda.
Si priorizar conlleva tantos beneficios, ¿por qué es tan difícil?
Si alguna vez has intentado este enfoque, también sabrás la gran resistencia que provoca en los equipos. Pero se puede superar de dos maneras:
- Educación: Ayude a las personas a comprender por qué fracasan los enfoques tradicionales y cómo la priorización resuelve estos problemas. Relacione el modelo con los desafíos cotidianos para que vean su relevancia.
- victorias iniciales Demuestra tu valía rápidamente eligiendo una misión inicial con alta probabilidad de éxito. Nada convence más que los resultados.
Cuando los equipos experimentan una priorización clara, suelen responder con entusiasmo. La claridad reduce el estrés y fomenta un sentido de equidad: todos comprenden qué es lo más importante y cómo se medirá el éxito. Esta alineación crea un sentido de propósito y progreso que la gestión reactiva tradicional tiene dificultades para lograr.
El futuro de la priorización en el comercio minorista.
A medida que el sector minorista continúa generando más datos y enfrentándose a una complejidad cada vez mayor, la necesidad de una priorización eficaz no hará sino aumentar.
La combinación del criterio humano, los modelos estructurados y el apoyo tecnológico crea un potente enfoque de gestión minorista que transforma las abrumadoras listas de tareas pendientes en acciones específicas y de alto impacto.
El caos propio de las operaciones minoristas no va a desaparecer. Siempre habrá problemas que resolver y pueden surgir desafíos inesperados. Pero con una priorización eficaz, esto no se convertirá en parte de la rutina como ocurre hoy en día.
Créeme, la interminable lista de tareas pendientes es una opción, y puedes salir de ella.
A Visio es una plataforma con inteligencia artificial que analiza la rutina de tu tienda, centraliza toda la información y te ofrece visibilidad sobre las oportunidades de mejora en toda tu operación. Con nuestro apoyo experto, defines tus prioridades mes a mes y ves cómo aumentan tus indicadores de rentabilidad. Los franquiciados de Subway que utilizan Visio obtienen, en promedio, un 40 % más de ingresos que otros franquiciados de la red.
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