La formación tradicional se ha convertido en sinónimo de ineficiencia y engorro entre los franquiciados y los operadores minoristas.

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Las sesiones de capacitación se han convertido en eventos aislados, desconectados del trabajo diario. Los empleados pasan horas recibiendo información que ni siquiera recuerdan a los pocos días. Los gerentes tienen dificultades para vincular estas sesiones con mejoras cuantificables. Todo el proceso se percibe más como una carga que como una forma de empoderamiento. Hemos visto este patrón repetirse en el sector de la venta minorista de alimentos.

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¿Y si la formación pudiera impartirse en sesiones cortas, interactivas y dinámicas, distribuidas a lo largo de la semana laboral? ¿Y si los empleados pudieran recibir orientación específica justo cuando la necesitan? ¿Y si los responsables pudieran ofrecer comentarios puntuales en minutos, no en horas?

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Esto ya es una realidad para muchos operadores. Lo hemos implementado en operaciones minoristas con resultados notables, incluyendo una reducción de hasta el 25 % en el costo de los bienes vendidos (COGS). La transformación surge de la comprensión de cuatro principios fundamentales de aprendizaje y su aplicación a los desafíos únicos del entorno minorista.

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¿Por qué se ha dejado de usar el entrenamiento tradicional?

Los problemas de la formación convencional van mucho más allá de una simple incomodidad. Cuando hablamos con los gerentes de tienda sobre la formación, se imaginan que implica cambiar la operativa diaria, alejar a la gente de su trabajo y meterla en aulas donde la participación es mínima. Una experiencia que parece desconectada de la realidad cotidiana.

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Para los empresarios, el cálculo resulta igualmente desalentador. Invierten en capacitación solo para ver cómo los empleados se marchan meses después, llevándose consigo esa inversión. Este ciclo genera escepticismo sobre el valor de la capacitación, incluso entre quienes creen en el desarrollo de sus equipos.

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Lo que es aún más importante, los enfoques tradicionales no tienen en cuenta cómo aprenden realmente las personas. Las sesiones de un día cada pocos meses generan una sobrecarga de información sin refuerzo.

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Los empleados necesitan tener la suerte de estar en el estado mental adecuado ese día. La formación rara vez se adapta a las necesidades individuales o a los estilos de aprendizaje. ¿El resultado? Quizás solo el 10 % de los participantes obtiene algún beneficio real de la formación.

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Estos desafíos se han intensificado a medida que nuestra capacidad de atención ha evolucionado. Someter a los trabajadores de la Generación Z, con sus nuevas prácticas y preferencias, a una formación larga y aburrida tiene pocas probabilidades de generar compromiso.

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La economía de la atención lo ha cambiado todo.

El auge de TikTok, Instagram y su contenido breve ha transformado la forma en que consumimos información. Un estudio realizado por Microsoft, por ejemplo, reveló que la capacidad de atención ha aumentado. Disminuyó de 12 a aproximadamente 8 segundos. entre 2000 y 2013 — y hoy en día, debe ser aún más bajo.

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Este cambio afecta a todos, desde los nativos digitales hasta las generaciones mayores que se han adaptado a la conectividad constante. Y no es casualidad que veamos esta realidad desarrollarse en las tiendas a diario.

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Los trabajadores, de forma instintiva, recurren a sus teléfonos durante su tiempo libre y acceden automáticamente a sus redes sociales. Este comportamiento no es simplemente una cuestión de disciplina: refleja cómo nuestro cerebro se ha adaptado a un entorno de constante novedad y gratificación inmediata.

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Por eso, los enfoques tradicionales requieren una atención sostenida que contradice la forma en que las personas procesan la información de manera natural hoy en día: el contenido debe presentarse en formatos más pequeños y atractivos, alineados con los patrones de consumo modernos.

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Cuatro componentes esenciales para un aprendizaje eficaz.

Los métodos de entrenamiento deberían adaptarse a esta nueva realidad en lugar de luchar contra ella.

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En nuestro trabajo con equipos de venta minorista, y mediante el acceso a investigaciones en ciencias del aprendizaje, hemos identificado cuatro componentes críticos que crean entornos de aprendizaje eficaces:

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1. Ambiente Válido El aprendizaje debe darse en contextos prácticos. No se puede aprender a preparar sándwiches leyendo un libro; es necesario estar en el mostrador con los ingredientes. La tienda ofrece este entorno que valida la formación, y conviene aprovecharlo en lugar de apartar al personal de las operaciones durante horas.

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2. Incomodidad productiva El aprendizaje se produce en la frontera de las capacidades actuales. Los retos demasiado pequeños generan aburrimiento, mientras que los demasiado grandes conducen al agotamiento. Un nivel adecuado de incomodidad impulsa el compromiso y el crecimiento. En el sector minorista, esto implica adaptar los retos al nivel de habilidades de cada persona y brindar el apoyo necesario.

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3. Ajustes frecuentes Cuantos más ciclos, más rápido se aprende. Pensemos en la diferencia entre el kitesurf y el surf tradicional: un kitesurfista puede intentar un truco nuevo 60 veces por hora, mientras que un surfista generalmente solo logra coger tres olas en el mismo periodo. El comercio minorista ofrece oportunidades naturales de mejora, pero la formación debe estar estructurada para que se puedan aprovechar.

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4. Retroalimentación oportuna El aprendizaje se acelera cuando la retroalimentación se produce inmediatamente después del desempeño. Un anestesiólogo aprende más rápido que un radiólogo porque observa los resultados inmediatos de sus acciones. La capacitación en el sector minorista debe crear ciclos de retroalimentación personalizados que generen resultados más rápidos.

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Microformación en acción: el caso práctico del montaje de sándwiches.

Descubrimos una poderosa aplicación de estos principios al abordar un desafío común en la venta minorista de alimentos: el armado de sándwiches.

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A pesar de los esfuerzos de estandarización por parte de gerentes y franquiciados, la forma en que las personas preparaban los sándwiches variaba, lo que generaba fluctuaciones en el costo de los productos vendidos (COGS) en las tiendas.

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Los primeros franquiciados con los que trabajamos pensaban que estas variaciones se debían a falta de existencias e incluso a un posible fraude en caja. Pero incluso después de corregir estos problemas, su coste de los productos vendidos siguió fluctuando.

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Un día, el problema quedó claro: la alta rotación de personal creaba curvas de aprendizaje constantes, y la formación tradicional no podía seguir el ritmo.

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En lugar de implementar un sistema de monitoreo automatizado que simplemente señalara problemas, desarrollamos un enfoque que empoderaba a los gerentes de tienda como asesores.

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La solución utiliza cámaras para capturar el proceso de ensamblaje del sándwich y luego proporciona a los gerentes una plataforma para revisar muestras en 5 a 10 minutos, varias veces por semana.

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Este sistema permitía a los gerentes identificar qué empleados cumplían con los estándares y cuáles necesitaban orientación. En lugar de dar retroalimentación sobre el desperdicio a todos, los gerentes podían brindar consejos personalizados basados ​​en ejemplos capturados por la tecnología.

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Este enfoque transformó las largas e imprácticas sesiones de capacitación en conversaciones centradas y orientadas a tareas.

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Los resultados no se hicieron esperar: algunas tiendas redujeron su costo de los bienes vendidos hasta en un 25%. Un franquiciado que llevaba seis años perdiendo dinero salvó su negocio y empezó a obtener beneficios con este nuevo método de formación.

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Y el impacto fue mucho más allá de las cifras, ya que los gerentes informaron mejoras en las relaciones con los empleados y un aumento en la motivación y el compromiso del equipo.

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Esta transformación solo fue posible porque el enfoque se alineó con los procesos naturales de aprendizaje. La capacitación se realizó en un entorno real (la tienda). El nivel de incomodidad se ajustó a las necesidades individuales. Los ajustes pasaron de realizarse unas pocas veces al año a varias veces por semana. La retroalimentación se volvió inmediata y específica, en lugar de diferida y general.

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Como implementar microtreinamentos

Si bien nuestro caso práctico utilizó herramientas de IA, los principios del microentrenamiento se pueden implementar con una tecnología mínima. Puede probar este enfoque práctico con sus gerentes:

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1. Establecer rituales de entrenamiento claros Define quién impartirá la formación, cuándo tendrá lugar y cómo se estructurará. Cuando las personas comprenden un proceso coherente, muestran menos resistencia. Programa sesiones cortas a intervalos regulares en lugar de sesiones maratonianas ocasionales.

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2. Encuentra la frecuencia correcta Entrena con la frecuencia suficiente para notar mejoras, pero sin que el ritmo se vuelva excesivo. Para preparar sándwiches, los ajustes diarios podrían ser excesivos, mientras que los mensuales podrían ser insuficientes. Experimenta para encontrar la cadencia ideal para tu proceso.

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3. Céntrate en los aspectos positivos. La formación tradicional suele centrarse en los errores, lo que genera problemas. Invierte este enfoque y destaca los logros de los empleados. Muestra ejemplos de éxito y anima al equipo a adoptar técnicas similares. Este refuerzo positivo crea un ambiente de aprendizaje más relajado.

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4. Ofrecer contenido personalizado Aborda las necesidades específicas en lugar de proporcionar información genérica. Un empleado puede necesitar orientación sobre el control de las porciones, mientras que otro tiene dificultades con la velocidad de ensamblaje. La retroalimentación personalizada ofrece mayor valor en menos tiempo.

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5. Considerar a la persona en su totalidad Cuando el comportamiento no cambia, conviene preguntarse si el problema del empleado se debe a falta de conocimientos, motivación o dificultades en el entorno. Cada caso requiere un enfoque de formación diferente.

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6. Adapta el formato a tus preferencias Utilice diversos canales de comunicación. Algunos empleados responden mejor a las demostraciones visuales, otros a las instrucciones verbales. Los vídeos cortos, las imágenes y las conversaciones cara a cara pueden reforzar los mismos conceptos de diferentes maneras.

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7. Formación de formadores Los gerentes necesitan orientación tanto como los empleados. Invierta en el desarrollo de sus habilidades de liderazgo y proporcione estructuras claras para las conversaciones de retroalimentación.

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Este enfoque transforma la formación en una parte integral de las operaciones. Los empleados reciben formación continua sin interrumpir su rutina. Y los directivos dedican menos tiempo a la formación formal y, al mismo tiempo, obtienen mejores resultados.

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Crear una cultura de aprendizaje

Además de mejorar habilidades específicas, el microentrenamiento transforma la cultura laboral. Cuando los empleados reciben retroalimentación constructiva y periódica, se sienten valorados y apoyados. Invertir en su desarrollo también genera un impacto positivo en las operaciones.

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Hemos observado este cambio en varias tiendas con las que trabajamos. Equipos que antes carecían de compromiso ahora son colaborativos y proactivos. Gerentes que tenían dificultades para conectar con sus equipos ahora desarrollan relaciones más sólidas basadas en el respeto mutuo. Toda la operación se vuelve más receptiva y adaptable.

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El impacto va más allá del rendimiento individual y se extiende a la dinámica del equipo. Cuando cada persona recibe formación personalizada, la colaboración mejora. Los buenos ejemplos se convierten en recursos compartidos, en lugar de motivos de competencia. Y todo el equipo evoluciona conjuntamente.

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El futuro de la formación en el sector minorista

Aplicaciones como Duolingo, para el aprendizaje de idiomas, nos muestran cómo puede evolucionar la formación en el sector minorista. Su éxito radica en lecciones cortas, retroalimentación inmediata, la formación de hábitos basada en secuencias y una clara visibilidad del progreso.

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En el sector minorista, imaginemos itinerarios de aprendizaje personalizados para cada empleado. Impartidos en sesiones breves a lo largo de la semana laboral, con visibilidad del progreso individual y celebración de los logros, además de elementos de gamificación que hacen que todo el proceso sea más divertido.

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Las nuevas tecnologías para tiendas físicas acelerarán esta transformación, con:

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• Inteligencia artificial que analiza datos de rendimiento para identificar necesidades de desarrollo específicas.
• Contenido de formación personalizado, adaptado a los estilos de aprendizaje individuales.
• Aplicaciones que permiten a los empleados formarse cuándo y dónde sea más eficaz.

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Hoy, el Visio Ya ofrece muchas de estas funciones, lo que permite a los gerentes no solo identificar oportunidades de mejora (en el armado de sándwiches y en la caja, por ejemplo), sino también brindar retroalimentación que aborde la raíz de los problemas, reduciendo costos y aumentando la rentabilidad de la tienda.

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Además, Visio ayuda a involucrar a los propios gerentes, con funciones de gamificación y objetivos que les permiten realizar un seguimiento de su propio progreso como gerentes, así como del progreso de los objetivos y actividades de la tienda. Pruebe una simulación de Visio en su operación, sin compromiso.

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Comienza tu viaje de microentrenamiento

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Implementar el microentrenamiento requiere superar la resistencia inicial de los equipos. Muchos directivos y empleados han sufrido experiencias negativas con la formación tradicional. Necesitan ver resultados positivos iniciales para creer en los nuevos enfoques.

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Comience por definir las funciones y responsabilidades. Identifique quién impartirá la formación y establezca rutinas de retroalimentación consistentes. Documente los indicadores de referencia para poder demostrar a todos los involucrados cómo están mejorando las cosas.

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Lo más importante: considera el microentrenamiento como un proceso continuo. Perfecciona tu enfoque día a día en función de los resultados y la retroalimentación. El sistema mejorará a medida que tu equipo se desarrolle y las necesidades de tu negocio cambien.

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La transición de la formación tradicional a la microformación refleja cambios más amplios en las operaciones minoristas: de intervenciones puntuales a la mejora continua, de enfoques estandarizados a experiencias personalizadas, de acciones aisladas a procesos integrados. Representa el futuro del comercio minorista, donde la excelencia será más accesible.

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Al adoptar estos principios, ayudamos a que las tiendas sean más rentables y fáciles de gestionar, además de crear entornos más saludables y motivadores para todo el equipo.