¿Alguna vez has tenido la sensación de que "algo no funciona bien" en tu funcionamiento, sin poder precisar qué es exactamente?

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Por ejemplo, ese cierre de caja que no coincidió, el inventario que desapareció sin explicación o los ingresos que fueron inferiores a los que deberían haber sido.

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La mayoría de los operadores minoristas viven en un ciclo frustrante: pasan días investigando discrepancias, desperdician energía buscando problemas en los lugares equivocados y, en última instancia, terminan desconfiando de todo y de todos.

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Pero existe una forma más inteligente de identificar y resolver estos problemas, que hemos visto funcionar muy bien aquí en Visio a lo largo de los años trabajando con operadores minoristas, incluidos los mayores franquiciados de cadenas como Subway.

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Lee este texto para aprender cómo probar este enfoque en tu tienda.

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Los tres tipos de fraude que debes conocer.

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No todas las pérdidas en su tienda son fraude, pero cuando lo son, generalmente caen en una de estas tres categorías:

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1. Ventas fantasma (no registradas)

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Cuando se producen transacciones que no se registran en el sistema, esto se refleja en una discrepancia en el inventario. Incluso si existen discrepancias ocasionales en operaciones de alto volumen (como errores de proveedores y productos dañados), debería ser motivo de preocupación si se presenta este patrón de forma constante.

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¿Qué más deberías tener en cuenta? En las transacciones en efectivo, podrías notar más dinero en la caja registradora del que indica el sistema, si el empleado no se lo queda inmediatamente. Si lo hace, probablemente observarás un promedio de ventas en efectivo menor.

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Pero también se puede observar fraude en los pagos electrónicos, que sigue patrones similares.

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Por lo tanto, esté atento a las características distintivas de este tipo de fraude:

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• Número de transacciones inferior al normal.
• Niveles de efectivo o pagos electrónicos que se desvían de los promedios típicos de su operación, incluso teniendo en cuenta una desviación estándar esperada.

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2. El truco de la sustitución

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Este fraude consiste en sustituir un artículo más caro por uno más barato en el sistema.

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Aquí verás que una categoría vende muy por encima de lo normal, mientras que otra se sitúa por debajo de las expectativas. El número de transacciones se mantiene normal, pero la composición de las ventas se distorsiona y tus márgenes se desploman.

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3. Artículos gratuitos

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Se trata de productos que se venden sin cargo ni registro.

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Esto suele ocurrir con clientes habituales o conocidos por los empleados. El volumen de ventas puede parecer normal, pero el inventario desaparece sin los ingresos correspondientes.

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Preste atención a los picos en los indicadores de desperdicio o rotura al monitorear las discrepancias en su inventario.

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Más allá de los números: lo que tus ojos pueden revelar

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La idea que cambió nuestra forma de pensar: no necesitas datos perfectos. Necesitas datos estadísticamente fiables para tomar buenas decisiones y priorizar tu energía donde realmente importa.

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Si bien los datos cuentan una historia, la observación de alguien con experiencia y conocimiento del funcionamiento de la tienda ayuda a captar el contexto que va más allá de las cifras:

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• Los mismos "clientes" apareciendo a horas intempestivas;
• Papel de recibo que no imprime durante las transacciones;
• Empleados que manejan la caja registradora fuera del horario laboral;
• Se registran productos sin que haya clientes en la tienda;
• Cambios repentinos en los estilos de vida de los empleados.

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La ciencia del comportamiento nos muestra que las personas actúan de manera predecible; tenemos dificultades para hacer las cosas de forma completamente aleatoria.

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Cuando alguien intenta engañar al sistema, acaba creando patrones reconocibles, incluso antes de que los datos los confirmen.

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Pero cuidado: los casos de fraude más sofisticados evitan estas señales evidentes. Ahí es donde el análisis de datos —y el apoyo de la tecnología— se vuelve crucial.

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Su metodología práctica para obtener datos limpios.

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Garantizar datos fiables que puedan ayudarte a tomar decisiones no requiere sistemas perfectos, sino un enfoque metódico que equilibre esfuerzo e impacto.

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En Visio, hemos desarrollado una metodología comprobada para identificar fraudes en tiendas que comienzan a usar nuestra plataforma. Así es como ya hemos descubierto fraudes mensuales por un monto de R$15.000 en una tienda Subway, entre muchos otros casos.

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1. Comience con los patrones históricos.

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Examine la consistencia estadística en:

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• Métodos de pago Las ventas en efectivo deben seguir patrones semanales.

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• Precio medio del billete Los cambios repentinos en este índice requieren una explicación clara, como por ejemplo acciones de ventas específicas.

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• Cancelaciones Las altas tasas de cancelación siempre son sospechosas.

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• Patrones de ventas: Momentos como la noche del jueves y la mañana del lunes tienen sus propios patrones típicos, que conviene vigilar.

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Utilizando estos parámetros, le resultará más fácil detectar valores atípicos en la operación e investigarlos con mayor claridad.

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2. Visualiza los vídeos de la tienda de forma optimizada.

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Cuando los datos señalan problemas, concéntrese en esos momentos específicos. Este enfoque preciso ahorra tiempo y esfuerzo mental.

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Piénsalo de esta manera: si estás perdiendo dinero por un fraude, cualquier inversión para detectarlo te garantizará un retorno.

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3. Céntrese en las personas, no en las transacciones aisladas.

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El cambio de mentalidad más importante: verificar si cada empleado actúa de manera coherente, en lugar de investigar el comportamiento de ventas de forma generalizada.

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Si alguien menciona con frecuencia las bebidas premium como comunes, se ha identificado una necesidad de capacitación o un patrón de riesgo que requiere intervención.

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4. Mantener un monitoreo continuo.

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Tras limpiar los datos, incorpore las siguientes prácticas a su proceso operativo:

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• Análisis periódico de indicadores clave;
• Verificación aleatoria de datos en vídeo;
• Investigación rápida de anomalías;
• Comentarios claros para el equipo.

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El objetivo no es realizar un seguimiento constante, lo que incluso podría desanimar al equipo, sino garantizar la fiabilidad estadística para una toma de decisiones acertada.

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Comunica estos análisis al equipo con claridad para evitar generar desconfianza. Y recuerda: incluso si sospechas que alguien del equipo puede estar involucrado en un fraude, asegúrate de establecer relaciones laborales justas con los demás empleados.

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"Castigar" al conjunto por una parte es uno de los principales errores en la gestión de personal, y puede perjudicar el rendimiento de su tienda.

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El verdadero coste de la desconfianza.

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La mayoría de los franquiciados aún no se han dado cuenta de lo siguiente: el mayor problema con el fraude no son solo las pérdidas financieras inmediatas, sino la parálisis que genera.

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Cuando no confías en tus datos porque crees que el fraude está interfiriendo con tus ingresos, desperdicias energía cuestionando cada cifra en lugar de centrarte en oportunidades de crecimiento reales.

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Hemos visto franquiciados que querían expandir sus operaciones, pero estaban tan inmersos en una investigación obsesiva que ni siquiera podían pensar en abrir una segunda tienda.

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El economista y psicólogo estadounidense Dan Ariely, autor de libros como La verdad absoluta sobre la deshonestidad Señala que existen dos estados: la confianza plena (difícil de mantener) o la desconfianza (difícil de superar). Eliminar la posibilidad de fraude es su prioridad número uno para salir de este segundo estado.

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La transformación que viene a continuación

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Una vez establecida la integridad de los datos, la energía que antes se desperdiciaba en la incertidumbre queda disponible para generar cambios positivos. Los equipos se involucran más, los gerentes toman mejores decisiones y toda la operación progresa.

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Hemos visto cómo las tiendas duplican sus ingresos ajustando los horarios en función de la demanda real, cómo los equipos aumentan el valor promedio de los pedidos hasta en un 14 % con capacitación específica y cómo los gerentes finalmente logran replicar patrones exitosos en todas las unidades.

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El enfoque más eficaz consiste en utilizar datos fiables para identificar "puntos clave", es decir, áreas donde las cosas funcionan excepcionalmente bien y deberían replicarse.

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Descubra cómo proteger sus operaciones.

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Con la ayuda de la tecnología que lidera el comercio minorista del futuro, podrá tener mayor seguridad en su gestión y en la eventual identificación de fraudes en la caja.

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Visio es una plataforma completa que le ayuda proporcionándole desde informes que identifican riesgos de fraude hasta una solución de IA que revisa las actividades de pago y le alerta sobre cualquier cosa que se salga de los patrones operativos normales.

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Como lo expresa uno de nuestros clientes, un franquiciado de Subway: “Visio es como un seguro de coche. Una vez que lo necesitas, no quieres dejar de usarlo”.

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